Auftragsmanagement-System
Digitale Erfassung und Verwaltung aller Kundenaufträge von der ersten Anfrage bis zur finalen Abrechnung
Was Sie erhalten:
- Individuelle Einrichtung eines digitalen Auftragssystems
- Automatische Statusverfolgung und Benachrichtigungen
- Integration mit Ihren bestehenden E-Mail-Systemen
- Vorlagen für wiederkehrende Auftragsarten
- Exportfunktion für Buchhaltung und Archivierung
- Schulung für Sie und Ihr Team (2 Stunden)
Ergebnis: Keine verlorenen Aufträge mehr, vollständige Übersicht über laufende Projekte, weniger Nachfragen von Kunden zum Auftragsstatus
Meister- und Projektzeitplanung
Koordination Ihrer Mitarbeiter und Projekte mit visuellem Kalender und automatischer Konfliktprüfung
Was Sie erhalten:
- Einrichtung eines geteilten Teamkalenders
- Kapazitätsplanung nach Mitarbeiterverfügbarkeit
- Urlaubsverwaltung und Abwesenheitsplanung
- Automatische Erkennung von Terminüberschneidungen
- Mobile Zugriffsmöglichkeit für Ihre Meister
- Wöchentliche Übersicht per E-Mail
Ergebnis: Optimale Auslastung Ihrer Mitarbeiter, keine Doppelbuchungen, transparente Planung für das gesamte Team
Digitale Dokumentenverwaltung
Strukturierte Ablage aller geschäftlichen Dokumente mit intelligentem Suchsystem
Was Sie erhalten:
- Aufbau einer logischen Ordnerstruktur für Ihren Betrieb
- Anbindung an Cloud-Speicher (Dropbox, Google Drive oder OneDrive)
- Namenskonventionen und Kategorisierungssystem
- Automatische Backup-Lösung
- Zugriffsrechte-Verwaltung für verschiedene Mitarbeiter
- Schulung zur effizienten Nutzung
Ergebnis: Jedes Dokument in Sekunden auffindbar, sichere Archivierung, kein Platzmangel mehr durch Papierakten
Angebots- und Rechnungsvorlagen
Professionelle, gebrandete Vorlagen mit automatischer Nummerierung und Steuerverwaltung
Was Sie erhalten:
- Design von Angebots- und Rechnungsvorlagen im Firmen-Layout
- Automatische fortlaufende Nummerierung
- Integrierte Mehrwertsteuer-Berechnung
- Textbausteine für häufige Leistungen
- PDF-Export mit einem Klick
- Integration mit E-Mail-Versand
Ergebnis: Professioneller Außenauftritt, Angebote in Minuten statt Stunden erstellt, weniger Fehler bei der Rechnungsstellung
Kundendatenbank-Einrichtung
Zentrale Speicherung aller Kundendaten mit vollständiger Projekthistorie und Kommunikationsverlauf
Was Sie erhalten:
- Aufbau einer DSGVO-konformen Kundendatenbank
- Import Ihrer bestehenden Kundendaten
- Verknüpfung mit Aufträgen und Projekten
- Notizfunktion für interne Informationen
- Suchfunktion nach verschiedenen Kriterien
- Exportmöglichkeit für Marketing-Aktionen
Ergebnis: Vollständige Kundenhistorie auf einen Blick, bessere Kundenbetreuung durch gespeichertes Wissen, einfache Nachverfolgung von Stammkunden
Prozessanalyse und Optimierung
Umfassende Analyse Ihrer Betriebsabläufe mit konkreten Verbesserungsvorschlägen und Workshop zur Umsetzung
Was Sie erhalten:
- Vor-Ort-Analyse Ihrer aktuellen Prozesse (1 ganzer Tag)
- Identifikation von Zeitfressern und Ineffizienzen
- Schriftlicher Bericht mit priorisierten Handlungsempfehlungen
- Halbtägiger Workshop mit Ihrem Team zur Implementierung
- Erstellung eines Umsetzungsplans mit Zeitschiene
- Follow-up-Termin nach 4 Wochen zur Erfolgskontrolle
Ergebnis: Klarheit über Verbesserungspotenziale, konkreter Fahrplan zur Optimierung, Einbindung des gesamten Teams in den Veränderungsprozess
